Datenverarbeitungsverzeichnis nach Art 30 DSGVO

Datenverarbeitungsverzeichnis nach Art 30 DSGVO
(Verantwortlicher des Landesverband OÖ im Verband der Krippenfreunde Österreichs)

Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen:

Landesverband OÖ im Verband der Krippenfreunde Österreichs (OÖ. Krippenfreunde)
4020 Linz, Promenade 35, Haus der Volkskultur, Bürositz;

Konsulent Karl Hennerbichler, Landesobmann,

4400 Steyr, Bogenhausstraße 8/6

Karl.hennerbichler@ipa.at, Festnetz: +437252 81280, Mobilnetz: +43699 10996794

Person des Datenschutzbeauftragten (falls vorhanden):

Keinen Datenschutzbeauftragten.

Keine systematische und umfassende Bewertung persönlicher Aspekte, die natürlicher Personen betreffen, auf Basis automatisierter Verarbeitung:

Keine umfangreiche Verarbeitung von sensibler Daten oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen oder Straftaten.

Person des Vertreters des Verantwortlichen:

Herbert Klein, Kassier des Landesverbandes OÖ und Mitgliederverwalter,

4682 Geboltskirchen, Buchet 4,

kl.herby@gmail.com, Mobilnetz: +43664 3016243;

Veronika Klein, Kassier-Stellv. des Landesverbandes OÖ und Mitgliederverwalterin-Stellv.

4682 Geboltskirchen, Buchet 4,gmail.com,

veron.klein@gmail.com, +43664 4036162;

Zweck der Datenanwendung:

- Führung von Mitgliederverzeichnissen samt Evidenz der Mitglieds- und Förderungsbeiträge sowie Ausbildungsstadien, Ehrungen und Seminarteilnahme;

- Zusammenarbeit und Korrespondenz mit Mitgliedern oder Förderern von Körperschaften des öffentlichen und privaten Rechts;

- Zentrale Versendung des Druckwerkes „Der Krippenfreund“ (quartalmäßig) vom Verband der Krippenfreunde Österreichs und der „OÖ. Krippenzeitung“ (halbjährlich) vom Landesverband OÖ im Verband der Krippenfreunde Österreichs;

- Jährliche Aktualisierung der Mitgliederdaten

einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz, Ausbildungsergebnisse, Ehrungen und Auszeichnungen usw.) in diesen Angelegenheiten.

Detailangaben zum Verarbeitungsvorgang der unter den Zweck der Datenanwendung angeführten Begriffe:

Empfängerkreis 1

Banken zum Zweck der Zahlungsabwicklung, Speicherung der personenbezogenen Daten vom Landesobmann, Kassier und Kassier-Stellv., nur Einzahlungskonto im Landesverband für alle Bezirks- bzw. Ortsorganisation

Rechtsgrundlage: Art 6 Abs 1 lit f (berechtigtes Interesse)

Empfängerkreis 2

Behörden und sonstige Institutionen auf Grund gesetzlicher Melde- oder Berichtspflichten wie, insbesondere Vereinsbehörden, Veranstaltungsbehörden usw.

Rechtsgrundlage: Art 6 Abs 1 lit c – gesetzliche Verpflichtung)

Empfängerkreis 3

Personen und Institutionen auf Grund einer Ermächtigung oder Verpflichtung zur Datenübermittlung im Sinne der Statuten oder auf Grund besonderer Zustimmung des Betroffenen; insb. Dachverbände - Landesverband OÖ im Verband der Krippenfreunde Österreichs und Verband der Krippenfreunde Österreichs zur Führung der zentralen Mitgliederdatei und Mitgliederausweis, Information der Mitglieder über Verbandstätigkeit, Einberufung von Versammlungen usw.

Rechtsgrundlage: Art 6 Abs 1 lit a oder f (Zustimmung oder berechtigtes Interesse)

Empfängerkreis 4

Rechtsanwälte, Gerichte und sonstige Stellen, zum Zweck der Rechtsdurchsetzung.

Rechtsgrundlage: Art 6 Abs 1 lit f (berechtigtes Interesse)

Betroffene Personengruppen:	Nr:	Datenarten:	Empfängerkreise:
Mitglieder:	01	Mitgliedsnummer / Ordnungsnummer	1, 3, 4
	02	Name oder Bezeichnung der Organisation	1, 3, 4
	03	Anrede / Geschlecht	1, 3, 4
	04	Geburtsdatum (Ort und Datum)	3, 4
	05	Anschrift (Hauptwohnsitz)	1, 3, 4
	06	Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben	1, 3, 4, soweit nicht vom Betroffenen ausdrücklich untersagt
	07	Beruf oder Branche (nach Angabe des Betroffenen)	3, 4
	08	Mitgliederkategorie, z.B. ordentliches/außerordentliches/unterstützendes Mitglied, Ehrenmitglied usw.	3, 4
	09	Eintritts-, Austrittsdaten	3, 4
	10	Beiträge	1, 3, 4
	11	Auszeichnungen und Ehrungen	3
	12	Vom Betroffenen bekannt gegebene Interessen und Spezialgebiete	3
	13	Vereinszweckrelevante Aktivitäten, insb. Teilnahme an Veranstaltungen	3
	14	Angaben betreffend die Inanspruchnahme von Leistungen des Auftraggebers mit Zahlungsverpflichtungen des Betroffenen an den Auftraggeber	1, 4
	15	Zahlungen oder sonstige Leistungen des Auftraggebers an den Betroffenen	1, 4
	16	Bankverbindung, falls erforderlich für Leistungen	1, 4

Funktionäre:	17	Ordnungsnummer	1 - 4
	18	Name	1 - 4
	19	Anrede / Geschlecht	1 - 4
	20	Geburtsdatum (Volljährigkeit)	2
	21	Zustellanschrift im Rahmen der Funktion	1 - 4
	22	Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben, beim Auftraggeber	1 - 4
	23	Funktion beim Auftraggeber	1 - 4
	24	Beginn und Ende der Funktion	1 - 4
	25	Zahlungsverpflichtungen des Betroffenen an den Auftraggeber	---
	26	Zahlungen oder sonstige Leistungen des Auftraggebers an den Betroffenen	1, 3
	27	Auszeichnungen und Ehrungen	3

Förderer:	28	Ordnungsnummer	1, 3, 4
	29	Name oder Bezeichnung der Organisation und Firmenbuch- und DVR-Nummer	1, 3, 4
	30	Anrede/Geschlecht	1, 3, 4
	31	Anschrift	1, 3, 4
	32	Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben	1, 3, 4, soweit nicht vom Betroffenen ausdrücklich untersagt
	33	Spenden und sonstige Leistungen des Betroffenen	3, 4
	34	Angaben betreffend die Inanspruchnahme von Leistungen des Auftraggebers	3, 4
	35	Zahlungen oder sonstige Leistungen des Auftraggebers an den Betroffenen	1, 3, 4

Höchstdauer der zulässigen Datenaufbewahrung:

Bis zur Beendigung der Mitgliedschaft des Betroffenen und Ablauf der für den Auftraggeber geltenden Verjährungs- und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; ferner bis zur Beendigung von Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden.

Bei Förderern: Bis zum Ablauf des dritten Jahres nach dem letzten Kontakt mit dem Auftraggeber.

Allgemeine Beschreibung der technisch-organisatorischen Maßnahmen:

Organisatorische Vorkehrung:

Ø Daten können nur vom Verantwortlichen und dessen Stellvertreter im Vereins-Assistent 5,0 bearbeitet und gespeichert werden, so dass keine zufällige oder unrechtmäßige Zerstörung erfolgen kann;

Ø Ein Verlust der Daten wird durch die stete Sicherung im zentralen gesicherten Server in 6175 Kematen, Dorfstraße 4 hintangehalten;

Ø Im Landesverband OÖ erfolgt die Verarbeitung der Daten nach einem genau festgelegten Sachbereichsplan hinsichtlich der Eingabe und Speicherung;

Ø Die Daten für den Bereich der OÖ Krippenfreunde sind durch Kennwörter vor Zugriff von Unbefugten gesichert.

Technische Vorkehrung:

Ø Firewalls beim zentralen Server und bei den Endgeräten;

Ø Virenprogramm „Kaspere“ bei den Endgeräten.

Administrative Vorkehrung:

Ø Die Abläufe sind im Landesverband hinsichtlich der Zuständigkeit genau geregelt;

Ø Der Verantwortliche und seine Stellvertreter wurde in einem Seminar beim Forum Volkskultur über Datenschutzbestimmungen belehrt;

Ø Die Protokollführung über Datenverwendung ist in der Software des Vereins-Assistent 5,0 integriert;

Ø Der Verantwortliche und seine Stellvertreter wurde von der Softwarefirma über den Vereins-Assistent 5,0 eingehend geschult.

Physische Maßnahmen:

Ø Die Endgeräte befinden sich in einem abgeschlossenen Raum;

Ø Die einzelnen mobilen Datenträger sind getrennt vom Endgerät gesichert verwahrt.

Für den Landesverband OÖ im Verband der Krippenfreunde Österreichs:

Konsulent Karl Hennerbichler

Landesobmann